CGV

ARTICLE 1 : Désignation des parties

Entre la société EPYTOME, ci-après dénommée « EPYTOME », dont l’activité principale est le conseil en stratégie audiovisuelle et la production d’œuvres créatives tout format, au premier rang desquelles la vidéo, la photographie ainsi que la modélisation 3D, au profit de professionnels cherchant à renforcer leur visibilité commerciale par le biais de différents outils digitaux. Ces services incluent la création de contenus adaptés aux besoins spécifiques de chaque client, que ce soit pour le print, la diffusion sur les réseaux sociaux, les sites web, etc. Ils s’adressent aussi aux particuliers souhaitant exploiter la création de contenu.

D’une part, et le Client identifié au devis, ci-après dénommé le « Client », d’autre part.

Aux fins du présent contrat, les termes suivants sont définis comme suit :

« Client » : désigne le bénéficiaire des prestations fournies par EPYTOME. Le terme englobe principalement des professionnels, sans être exclusif, et peut également faire référence à des particuliers.

« Prestation(s) » : désigne les services de conseil en stratégie audiovisuelle et de production d’œuvres créatives fournis au Client par EPYTOME.

ARTICLE 2 : Objet du contrat

Le présent contrat a pour objet de définir les modalités selon lesquelles EPYTOME réalisera les Prestations à la demande du Client. Ces conditions générales de vente peuvent être complétées, le cas échéant, par des conditions particulières qui seront annexées au contrat. Ces dispositions, ensemble, régissent l’ensemble des relations contractuelles entre EPYTOME et le Client.

ARTICLE 3 : Applications des conditions générales de vente

La conclusion d’une commande par le Client implique son adhésion pleine et entière aux présentes conditions générales de vente (CGV), sauf accord écrit préalable entre EPYTOME et le Client concernant des conditions particulières. L’acceptation des CGV est subordonnée à la qualité du signataire et à sa fonction au sein de la société. Pour valider ces CGV, le signataire doit être majeur, capable, ou agir en vertu d’une représentation légale.

Par conséquent, il est entendu que toute personne signant au nom de l’entreprise a l’autorité nécessaire pour le faire. En procédant à la signature, le Client reconnaît que tout signataire, qu’il soit salarié ou représentant, engage pleinement et valablement l’entreprise, indépendamment de son rôle ou de son poste au sein de ladite entreprise. Après la signature du devis, le Client renonce expressément à son droit de rétractation, sans avoir à justifier de motifs et sans être soumis à des pénalités. Cette clarification vise à garantir la stabilité des engagements contractuels pris par les parties.

ARTICLE 4 : Nature des prestations

EPYTOME se propose de fournir au Client les prestations suivantes, telles que décrites dans le devis joint en annexe. Les détails spécifiques de chaque prestation, y compris les livrables attendus, les délais et les spécifications techniques, sont clairement énoncés dans ledit devis. Les prestations couvrent, sans s’y limiter :

1. Conseil en création audiovisuelle / stratégie marketing

   – Analyse des besoins du Client

   – Recommandations en matière de création audiovisuelle

   – Stratégie marketing liée aux contenus audiovisuels

2. Préproduction

   – Coordination du projet

   – Management de l’équipe de production

   – Tâches administratives

   – Casting des acteurs

   – Repérage des lieux

   – Obtention des autorisations de tournage

   – Développement des idées

3. Tournage vidéo

   – Montage

   – Mise en place

   – Tournage

   – Démontage

   – Manutention

4. Shootings photos

   – Séance de prises de vue photographiques

5. Prise de vue aérienne (drone)

   – Utilisation de drones pour des prises de vue aériennes

6. Post-production

   – Montage vidéo

   – Étalonnage

   – Color grading

   – Sound design

   – Retouches photos

   – Exportation

EPYTOME se réserve le droit d’apporter des ajustements mineurs aux prestations si des circonstances imprévues surviennent, en concertation avec le Client, tout en préservant l’intégrité et la qualité des services fournis. 

ARTICLE 5 : Modalités des prestations au drone

Lors de chaque mission de télépilotage, EPYTOME se conforme strictement aux règlementations de la Direction Générale de l’Aviation Civile (DGAC). Ainsi, l’entreprise observe les directives suivantes :

• Pour tout survol en agglomération, un préavis de 5 jours ouvrés avant le début de la mission est impératif pour solliciter les autorisations nécessaires.
• En cas de survol d’un terrain privé, l’accord écrit du propriétaire est requis préalablement à la prise de photos ou vidéos.
• Les altitudes et distances de vol sont rigoureusement limitées en fonction de divers critères tels que la présence d’agglomérations ou la proximité d’aéroports, et doivent être scrupuleusement respectées pendant toute la durée de la mission.
• EPYTOME se réserve le droit de suspendre un vol si les conditions météorologiques ne permettent pas une utilisation sûre de l’aéronef.
• Le droit à l’image entre en vigueur dès qu’un ou plusieurs sujets apparaissent lors de la captation d’images ou de vidéos.

Le CLIENT s’engage à fournir tous les éléments nécessaires à la survol (monuments, etc.) et à la captation (câbles électriques, voies, etc.) pour permettre la planification adéquate du vol. Cette collaboration active du CLIENT garantit la réalisation sécurisée et efficace de la prestation. 

ARTICLE 6 : Modalités Contractuelles

En accord avec les modalités opérationnelles d’EPYTOME, aucune émission formelle de devis écrit n’est systématiquement réalisée. Dans certains cas,  est privilégié un processus de négociation s’effectuant au cours de deux appels (trois pour les projets de plus grande envergure). Le premier appel est dédié à la compréhension approfondie des besoins du client, tandis que le deuxième vise à formuler une offre correspondant à ces exigences.

Une fois les conditions de la prestation convenues lors des appels, un contrat de production écrit est élaboré. Ce document synthétise toutes les informations relatives à la prestation proposée, ainsi que les détails inclus dans le tarif convenu. La conclusion du contrat de production intervient lorsque le client manifeste son accord par la mention « Bon pour accord » et appose sa signature et/ou son cachet commercial.

Il est important de noter qu’EPYTOME conserve la flexibilité de refuser la création d’une proposition formelle ou l’exécution d’une prestation, sans avoir à justifier cette décision. Cette disposition vise à préserver la liberté contractuelle des deux parties et à garantir une approche adaptative aux besoins spécifiques de chaque projet.

ARTICLE 7 : Modification des Conditions

La prestation englobe exclusivement les services convenus de manière explicite dans le cadre du contrat de production. Aucune modification de ces conditions n’est envisageable sans le consentement formel des deux parties. Tout ajustement ou complément ultérieur aux termes initiaux du contrat sera pris en compte dans les limites des possibilités et fera l’objet d’une mise à jour du contrat et/ou d’une nouvelle facturation.

Si le Client sollicite et obtient l’approbation d’EPYTOME pour la modification des conditions contractuelles, cela peut entraîner des délais de livraison supplémentaires. Cette disposition vise à garantir la flexibilité nécessaire tout en assurant la transparence et le respect des engagements définis dans le cadre de la collaboration. 

ARTICLE 8 : Durée et Date d’Effet du Contrat

Le présent contrat entre en vigueur dès la signature du Client. Sa durée s’étend sur la période nécessaire à l’accomplissement de chacune des prestations convenues. Le contrat prend effet à la date de sa signature et perdure jusqu’à la livraison de la dernière prestation stipulée au bénéfice du Client, ainsi qu’au paiement de la totalité du montant de la prestation par le Client.

Chaque contrat spécifiera clairement la date d’effet du contrat ainsi que les délais de production pour chaque prestation. Il est important de souligner que la conclusion formelle du contrat est assimilée au règlement des dernières factures émises, celles-ci étant directement liées à la livraison des dernières prestations convenues. Ainsi, le paiement des dernières factures marque la clôture définitive du contrat. 

ARTICLE 9 : Réservation et souscription

La réservation d’une ou plusieurs prestations photo et/ou vidéo s’effectue après un contact préalable avec EPYTOME. Les prospects ont la possibilité de réserver un créneau de contact sur la page dédiée du site « Contact » (https://epytome.fr/contact). Au cours de cette discussion, un décisionnaire d’EPYTOME échangera avec le prospect pour exprimer les disponibilités de l’entreprise et évaluer la faisabilité de la production envisagée.

Chaque prestation est soumise à une tarification personnalisée et est conditionnée par la disponibilité d’EPYTOME. Ainsi, pour entamer le processus de souscription, le Client doit contacter EPYTOME pour discuter des détails spécifiques de la prestation, y compris les modalités tarifaires et les disponibilités. Cette démarche personnalisée garantit une approche sur mesure pour chaque projet, assurant ainsi une adéquation parfaite entre les attentes du Client et les services proposés par EPYTOME.

ARTICLE 10 : Paiement des prestations et pénalités

La confirmation de la prestation et la signature du contrat de production engagent le client à verser un acompte équivalent à 50% du montant total. Le solde est payable dès la livraison de la prestation. Les tarifs stipulés dans les contrats de production sont en euros hors taxes, avec le virement bancaire comme mode de paiement exclusif.

Il est à noter que les tarifs ne couvrent pas certains frais réels liés aux tournages, comme les frais de déplacement, d’hébergement et de nourriture. Ces frais, soumis à une facturation distincte, sont mentionnés dans le contrat de production mais ne seront précisés qu’après avoir eu effet et détaillés dans la facture finale. Les factures de ces frais sont disponibles à la demande du Client.

En cas de retard de paiement, le contrevenant peut être soumis à des intérêts de retard calculés au taux minimal prévu par l’article L441-6 du Code de Commerce (intérêt légal multiplié par trois). Ces intérêts, calculés sur les montants hors taxes, sont exigibles de plein droit, sans rappel. De plus, une indemnité forfaitaire de 40 euros par facture sera appliquée.

Une fois le contrat signé, le client s’engage à verser 50% du montant si la prestation n’est pas réalisée, et 100% dans le cas contraire. Ces conditions de paiement visent à garantir une gestion transparente et équitable des transactions financières liées aux prestations fournies par EPYTOME. 

ARTICLE 11 : Livraison de la ou des prestation(s)

Dans le cadre de la prestation, EPYTOME s’engage à effectuer la sélection des meilleures photos à retoucher et/ou des plans nécessaires à la réalisation du montage vidéo, conformément aux délais de livraison spécifiés dans le contrat de production.

La remise des livrables se fera sous forme de fichiers .jpeg pour les photos et sous forme de fichiers .mov ou .mp4, selon les spécifications convenues à l’avance, pour les vidéos. Ces fichiers seront transmis au client par transfert numérique ou tout autre format précisé dans le contrat.

Il est à souligner que seuls les contenus traités par EPYTOME seront exploitables par les deux parties. Les fichiers bruts de captation peuvent être acquis par le client moyennant un prix convenu entre les deux parties, tel que stipulé dans le contrat de production.

Cette disposition vise à assurer une compréhension claire et mutuelle des modalités de livraison, spécifiées dans chaque contrat de production, afin de garantir la satisfaction et la conformité aux attentes des deux parties. 

ARTICLE 12 : Force majeure, incapacité et maladie

EPYTOME se réserve le droit d’annuler une prestation photo et/ou vidéo en cas de force majeure (incendie, inondation, exigence de la puissance publique, ou tout autre événement inévitable, imprévisible et échappant au contrôle d’EPYTOME) ou en cas de maladie. Une telle annulation ne pourra ni engager sa responsabilité, ni donner lieu au versement de dommages et intérêts à quelque titre que ce soit. EPYTOME s’engage à faire son possible pour aider les clients à trouver une nouvelle date ou un autre prestataire disponible pour réaliser la prestation.

Il est entendu qu’EPYTOME doit informer le Client de son incapacité dans les meilleurs délais. Les retards ou la non-exécution des commandes résultant de cas de force majeure ne peuvent donner lieu à indemnité.

En cas de problème technique avec le matériel vidéo ou d’un accident quelconque pendant la prestation empêchant EPYTOME de remettre le travail demandé, l’intégralité du montant sera remboursée, sans pour autant donner lieu au versement de dommages et intérêts à quelque titre que ce soit. 

ARTICLE 13 : Perte de données accidentelles

Bien que EPYTOME accorde une attention particulière au stockage des données, des incidents exceptionnels tels que la manipulation accidentelle, la destruction involontaire ou la panne informatique peuvent, de manière imprévisible, rendre les fichiers sources des photographies ou vidéos inexploitables. En cas de survenance de tels incidents indépendants de la volonté d’EPYTOME, une nouvelle séance de même durée sera offerte au Client afin de remédier à cette situation regrettable. Cette disposition vise à garantir la satisfaction du Client face à des circonstances indépendantes de la maîtrise d’EPYTOME. 

ARTICLE 14 : Conservation des fichiers numériques

Il est fortement recommandé de créer au moins une copie des photos et/ou vidéos sur un disque dur ou tout autre support de sauvegarde. EPYTOME assure la conservation des fichiers rendus au client pendant une période de trois mois suivant la conclusion de la prestation. Dans le cas où des modifications ultérieures seraient envisagées, nécessitant la conservation de tous les fichiers de travail du projet, EPYTOME garantit cette conservation pendant un mois supplémentaire après la production.

Cependant, conscient des besoins spécifiques du client, ce dernier a la possibilité de souscrire en option à une garantie de conservation prolongée sur une durée d’un an, moyennant un montant HT de 500€. Cette option inclut la préservation sécurisée de tous les fichiers, y compris les fichiers de travail, tout au long de l’année, offrant ainsi une flexibilité accrue et une tranquillité d’esprit pour d’éventuelles retouches ou modifications à réaliser ultérieurement.

ARTICLE 15 : Propriétés et droit de reproduction

Les photos et/ou vidéos natives (dits fichiers « bruts » ou de « travail ») réalisées au cours des différentes prestations demeurent l’entière et pleine propriété de EPYTOME. En tant qu’auteur, EPYTOME est le seul à posséder le droit de cession, de reproduction et de représentation sur ces travaux. Ces droits ne s’étendent pas aux clients.

Les photos et/ou vidéos finales, livrables de la prestation, deviennent la propriété exclusive du CLIENT.

Cependant, EPYTOME conserve le droit d’utiliser ces contenus pour des fins de marketing et de communication, tout en respectant les conditions de diffusion établies. En l’absence de tout document de cession de droit de propriété signé entre les deux parties, le CLIENT détient exclusivement le droit de diffusion du contenu audiovisuel, à condition de mentionner le crédit photo et/ou vidéo. Cette mention est essentielle pour garantir la reconnaissance du travail d’EPYTOME et le respect des droits d’auteur dans toute diffusion publique des créations.

ARTICLE 16 : Rapport entre les parties

Les parties agiront de manière indépendante, sans qu’aucune n’ait une quelconque autorité ni un quelconque lien hiérarchique sur l’autre. Cette disposition vise à souligner la nature partenariale et collaborative de la relation entre EPYTOME et le CLIENT, où chacune des parties conserve son autonomie et son statut indépendant dans le cadre de l’exécution du contrat de production.

ARTICLE 17 : Obligations du prestataire

EPYTOME s’engage à consacrer toute son attention à la réalisation minutieuse des missions qui lui sont confiées, mettant en œuvre ses meilleurs efforts pour accomplir ses obligations contractuelles. Dans le cadre de ses prestations, EPYTOME garantira que le contenu créé soit de qualité, répondant aux attentes du public cible. De plus, EPYTOME veillera à ce que le contenu ne comporte à aucun moment de dénigrement, d’imputations diffamatoires, ni d’atteinte à la vie privée ou à l’ordre public. Cette disposition souligne l’engagement du prestataire envers la qualité et l’intégrité du travail réalisé.

ARTICLE 18 : Obligations du Client

Afin de permettre à EPYTOME de pouvoir livrer une prestation conforme et de qualité, le Client s’engage à s’initier dans un processus de collaboration et de définition de ses besoins avant livraison. Le Client tiendra ainsi à disposition de EPYTOME toutes les informations pouvant permettre à ce dernier de réaliser sa ou ses prestation(s).

S’il y a figuration, le CLIENT et EPYTOME s’engagent à faire signer une attestation de droit à l’image à chaque individu apparaissant dans la prestation photo et/ou vidéo.

ARTICLE 19 : Circulation du contrat

Afin de faciliter la réalisation d’une prestation conforme et de qualité, le Client s’engage à s’impliquer activement dans un processus collaboratif et à définir clairement ses besoins avant la livraison. Le Client mettra à disposition d’EPYTOME toutes les informations nécessaires à la réalisation de la ou des prestations, favorisant ainsi une compréhension approfondie des attentes.

En cas de figuration, le CLIENT et EPYTOME s’engagent mutuellement à obtenir la signature d’une attestation de droit à l’image de chaque individu apparaissant dans la prestation photo et/ou vidéo. Cette démarche vise à garantir le respect des droits et des consentements des personnes impliquées, renforçant ainsi la qualité éthique de la collaboration. 

ARTICLE 20 : Exonération de responsabilité

EPYTOME intervient exclusivement sur demande expresse du Client. Dans cette optique, quels que soient les types de prestations sollicitées, EPYTOME ne pourra être tenue responsable des dommages directs et/ou indirects (tels que le préjudice commercial, la perte de profit, ou de clientèle, etc.) pour quelque motif que ce soit. De manière générale, EPYTOME ne pourra être tenue pour responsable d’aucun préjudice financier, commercial, ou moral, résultant de l’exécution d’une prestation demandée par le Client.

ARTICLE 21 : Droit de publicité

Le Client reconnaît et accepte que EPYTOME se réserve le droit de faire référence aux réalisations effectuées pour le Client à des fins promotionnelles, incluant, mais sans s’y limiter, la publication sur son site internet, son portfolio, les réseaux sociaux, la presse, etc.

ARTICLE 22 : Attribution de compétence

Les litiges découlant de l’application des présentes conditions générales de vente sont soumis au Droit français. Les deux parties s’engagent, en priorité à toute poursuite, à rechercher une solution amiable en cas de litige. À défaut d’accord amiable, tout litige relatif à l’interprétation et/ou à l’exécution des présentes conditions générales relève de la compétence exclusive du tribunal de commerce de Paris.

Les conditions générales de vente peuvent être modifiées à tout moment. Les conditions générales de vente applicables sont celles en vigueur au jour de la commande. Si l’une des clauses des présentes conditions générales est déclarée nulle par une décision de justice, cette nullité n’affectera pas la validité des autres clauses, qui demeureront en vigueur.